Tema 2: El Ciclo de Compras y sus Documentos

Tema 2: El Ciclo de Compras y los Documentos Necesarios

2.1.- Introducción

Este módulo trata de que sepamos todo lo relacionado con la preparación de pedidos y la venta de productos, pero antes, debemos recordar que la empresa debe dar unos pasos determinados antes de comprar cualquier producto. Las empresas deben recoger todo lo que realizan en documentos que luego registrarán las personas de Contabilidad y Almacén.

2.2.- El Ciclo de Compras

Antes de realizar cualquier pedido, la empresa debe analizar exactamente qué productos necesitan, que cantidad, características, etc. Por eso vamos a empezar por el principio, dividiendo el ciclo de compra en Fases.

A.- Fase 1: Detectar Necesidades

Ocurre cuando un departamento cualquiera descubre que le faltan productos. Entonces comunica al Departamento de Compras lo que necesita mediante la llamada Hoja de Requisición.

Hoja de Requisición:

• Quién la realiza: Cualquier departamento que necesite algo.
• Quién la recibe: El Departamento de Compras.
• Datos que contiene: Departamento solicitante, nombre y datos del producto, cantidad, calidad, plazo máximo de recepción, proveedores propuestos, etc.
• Quién la firma: El departamento que la necesita.

B.- Fase 2: Búsqueda de Información

El departamento de Compras, al recibir el documento anterior, buscará información entre los distintos proveedores. La información se pide a través de Cartas de Solicitud de Información, que pueden enviarse por correo, fax, email o realizarse mediante una llamada de teléfono.

C.- Fase 3: Selección de Proveedor

Una vez que hayan llegado varias ofertas, es tarea del departamento de Compras seleccionar a qué proveedor le vamos a comprar los productos. Para ello, se deben tener en cuenta criterios como la calidad, la cantidad y el precio.

D.- Fase 4: Pedido

Es un documento que se utiliza por el Comprador cuando necesita mercancías y se lo comunica al Proveedor.

• Tipos de Pedidos:
  • Según la forma: Normal, Programado, Abierto.
  • Según el Destino: Extraordinario, de Reposición, de Servicio u Obra, Habitual.
• Impreso de Pedido: Aunque puede usarse una carta, lo habitual es un impreso de pedido con los datos necesarios.

E.- Fase 5: Registro y Comprobación de Pedidos

Se realiza mediante el libro de registro de pedidos, que controla las mercancías que se van pidiendo en la empresa para evitar duplicidades u olvidos.

F.- Fase 6: Recepción de la Mercancía

Una vez enviado el pedido, se espera a recibir la mercancía en el Almacén. El documento asociado es el Albarán.

Albarán:

• Concepto: Documento que el vendedor envía al comprador junto con la mercancía. Sirve como justificante de entrega.
• Tipos:
  • Albarán Valorado: Incluye precios y sirve como justificante de compraventa si no se exige factura.
  • Albarán sin Valorar: No incluye precios, ya que se emitirá una factura completa posteriormente.

G.- Fase 7: Carta de Portes

Si el proveedor contrata a una empresa de transportes para el envío, se añade un documento más: la Carta de Portes.

• Portes Pagados: El transporte lo paga el vendedor.
• Portes Debidos: El transporte lo paga el comprador.

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Boletín de Ejercicios: Conversión de Unidades, Peso y Precios

Este boletín contiene ejercicios para practicar la conversión de unidades y el cálculo de peso y precios en el contexto de la gestión de pedidos.

Ejercicio 1: Conversión de Unidades

La Empresa “1º FPB” hace un pedido a “Comercial Jaque” de los siguientes productos. Calcula los bultos para cada producto:

• 120 litros de Leche entera: Vienen embalados en cajas de 6 litros. Se considera que 1 Bulto tiene 5 cajas.
• 200 metros de hule: Viene enrollado cada 10 metros en 1 rollo. Si consideramos que 1 Bulto tiene 10 rollos.
• 75 botes de Gel: Vienen empaquetados en cajas de 5 botes. Si consideramos 1 Bulto cada 5 cajas.

Ejercicio 2: Cálculo de Precios

Hemos recibido una carta de portes donde sólo aparecen los bultos transportados. Tenemos que averiguar el precio de todos los productos.

• 3 Bultos: cada bulto contiene 4 cajas de folios y cada caja contiene 5 paquetes de folios. Si cada paquete cuesta 3,50 €, ¿cuánto valen los 3 bultos?
• 7 Bultos: cada uno contiene 20 bolsas de servilletas, y cada bolsa contiene 150 servilletas. Si cada servilleta cuesta 0,20 €, ¿cuánto cuestan los 7 bultos?
• 5 Bultos: cada uno contiene 3 cajas y cada caja contiene 4 botellas de lejía. Si cada botella cuesta 0,75 €, calcula el precio de los 5 Bultos.
• Calcula el precio total del pedido.

Ejercicio 3: Cálculo de Peso (Ejercicio 1)

Calcula el peso de todos los Bultos del ejercicio 1, teniendo en cuenta que:

• a.- Cada litro de leche pesa 1,2 kg.
• b.- Cada metro de hule pesa 0,75 kg.
• c.- Cada bote de gel pesa 1,5 kg.

Ejercicio 4: Cálculo de Peso (Ejercicio 2)

Calcula el peso de los Bultos del ejercicio 2, sabiendo que:

• a.- 1 paquete de folios pesa 2,5 kg.
• b.- 1 Bolsa de servilletas pesa 0,350 kg.
• c.- 1 Botella de lejía pesa 5 kg.

Ejercicio 5: Cálculo de Coste de Transporte

Si por cada kg que transporta la empresa, le cobra 0,65 € al cliente por transportarlo:

• a.- ¿Cuánto le cobra por transportar los productos del ejercicio 1?
• b.- ¿Cuánto le cobra por transportar los productos del ejercicio 2?

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Boletín T2: Ciclo de Compras - Carta de Portes

Este boletín contiene ejercicios para practicar la elaboración de la Carta de Portes.

Ejercicio 1

La empresa ABC, SA (Calle Clavel, 5, Villanueva de la Serena, CIF: A06123456) compra a Comercial XYZ (Carretera de Madrid, km, 235, Cáceres 10100) los siguientes productos:

• 120 paquetes de azúcar: embalados en cajas de 5 paquetes. Un bulto tiene 5 cajas.
• 200 botellas de agua: empaquetadas en cajas de 10 botellas. Un bulto tiene 10 cajas.
• 75 metros de papel: enrollados en rollos de 5 metros cada uno. Un bulto tiene 5 rollos.

Datos adicionales:

• Cada bulto tiene un peso de 75 kg.
• La empresa de Transportes “El Viaje rápido” (Carretera de Guadalupe s/n, Villanueva de la Serena, CIF; A06/987654) cobra 0.75 € por cada kg transportado.
• Gastos de Embalaje: 15€.
• IVA: 21%.
• Portes: Pagados.

Se pide: ¿Cómo quedará la Carta de Portes?

Ejercicio 2

La misma empresa de transportes realiza otro viaje. El que ha contratado el transporte es la empresa vendedora ALMACENES GÓMEZ (Avenida del Pilar, 12 – Badajoz 06010) y debe llevar la mercancía al almacén de la empresa ABC, SA.

Mercancía transportada:

• 3 Bultos: cada uno contiene 4 cajas de geles y cada caja tiene 5 botellas. Cada botella pesa 0.750 kg.
• 7 bultos: cada uno contienen 20 cajas de bolígrafos. Cada caja tiene 150 bolígrafos. Un bolígrafo pesa 0.020 kg.
• 5 bultos: cada uno contiene 3 cajas de latas de conserva, cada caja tiene 4 latas de conserva. Una lata pesa 0.300 kg.

Datos adicionales:

• El precio por kg es el mismo que en el ejercicio 1.
• Gastos de Envases: 50€.
• Gastos de Embalajes: 100€.
• IVA: el mismo que el del ejercicio anterior.
• Portes: Debidos.

Se pide: ¿Cómo quedaría la carta de portes?

Ejercicio 3

La empresa de transportes “MRQ” (C/ Clavel, nº 34 de Madrid (28020), CIF: A28/00149563, Tlf.: 91.235.64.87) realiza un trabajo con los siguientes datos:

• Remitente: Antonio Gómez Sanz - C/ Princesa, nº 12 (06700) Villanueva de la Serena, DNI: 08.996.325-Z. Envía la mercancía a las 10:12 del día 10/01/2018.
• Destinatario: María Álvarez Asensio, Carretera de Guadalupe, km 7, (06400) Don Benito - DNI: 51.448.621-Q. Recibe la mercancía el día 11/01/2018 a las 10:00.

Mercancía enviada:

• 12 Sillas de comedor: empaquetadas en Bultos de 4 sillas. Cada silla pesa 1.5 kg.
• 1 Mesa de comedor: empaquetada que pesa 12 kg.
• 20 cuadros de pared: empaquetados en bultos de 4 cuadros. Cada cuadro pesa 0.5 kg.

Datos adicionales:

• El precio del Kg que transporta es de 5€.
• Gastos por Embalaje: 20€.
• IVA: el habitual.

Se pide: ¿Cómo quedará la carta de portes?

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Boletín de Ejercicios: Hoja de Requisición y Pedido

Este boletín contiene ejercicios para practicar la elaboración de la Hoja de Requisición y la Nota de Pedido.

Ejercicio 1: Rellenar Nota de Pedido

La empresa Comercial EMERITENSE, S.L. envió el día 03 de Octubre el Pedido nº 133/15 al proveedor Industrias Extremeñas, S.A. Rellena la nota de pedido con los siguientes datos:

• Comprador: (Cristina Gómez – compras) Calle Limonero, nº 34 - NIF: A33/002964 (33433) Avilés - Tlf: 985 22 41 78 Fax: 985 22 41 79 Email: comercialjaque@hahoo.es
• Vendedor: (Julián Sánchez – Comercial) Calle Los Naranjos, 110 (41040) – Sevilla NIF: B41/823309
• Mercancía:
  • 300 unidades de Botellas de cristal – CR-1232 a 7€/ud.
  • 400 vasos de Metacrilato fino – VM-0671 a 4€/ud.
  • 180 jarras de barro – JCA-8120 a 12 €/ud.
• Condiciones comerciales:
  • Envío por Agencia Transportes TRAJANO, portes a cargo del comprador.
  • Plazo de envío: 10 días desde el día del Pedido.
  • Gastos de Transporte: 90€.
  • Seguro: 120€.
  • Forma de pago: al contado.

Ejercicio 2: Realizar Hoja de Requisición

Desde el Departamento de Almacén de Comercial EMERITENSE, S.L., el jefe (Antonio Ruíz) decide enviar al Departamento de Compras una Hoja de Requisición (nº 890/15) con fecha 10/10/2015. Realiza el documento con los siguientes datos:

• Productos:
  • Bombillas de 40 w – Blancas (BL-40W): 400 unidades.
  • Bombillas de 60 w – Azules (AZ-60W): 200 unidades.
  • Halógenos 40 w – Blancos (HA-40w): 150 unidades.
• Observaciones: La mercancía debe llegar antes del día 01/11 al almacén de la Ctra. del Pilar. El proveedor más conveniente es Cristalería Limpia.

Ejercicio 3: Realizar Pedido

Se realiza el pedido (nº 2189/15) con las mercancías del ejercicio anterior al proveedor Cristalería Limpia (Calle de la Lámpara, 23 – (06700) Don Benito- NIF A06/816732) con fecha 11/10. Realiza el pedido con las siguientes condiciones:

• Condiciones de pago: 3 Letras a 30, 60 y 90 días.
• Transporte: por cuenta del Vendedor.
• Plazo de entrega: 15 días desde el pedido.
• Lugar de entrega: el que dice la Hoja de requisición.
• Descuento Comercial: 8%.
• Precios:
  • BL-40W: 0,79€/ud.
  • HA-40w: 2,50€/ud.
  • Resto: 0,99€/ud.

Ejercicio 4: Documento de Solicitud Interna

La empresa de Panadería y Pastelería “El bombón redondo” nota desde el departamento de Administración que le faltan varios productos de material de oficina. El 20/10, mediante el documento nº 891/15, comunican a Compras (Alicia Sánchez) lo que necesitan. El responsable del departamento es Julia Martín Moreno.

• Productos:
  • Impresos de Facturas (50 x 100), con 3 copias autocopiativas. Deben estar el 30/10.
  • Folios con el Logo – A4, PESO: 80 gr color blanco. Deben estar el 25/10.
  • Sobres Ventanilla – Alargados, con el Logo de la empresa. Deben estar el 30/10.
• Consejo: Pidan presupuesto a 2 Papelerías e imprentas: “El Sobre Perfecto” y “Librería Folio”.

Ejercicio 5: Realizar Pedido

Al final, “El Bombón Redondo” decide hacer un Pedido a la empresa “El Sobre Perfecto” (Avenida San Martín, 35 – 10100 Cáceres – NIF: B10/908811) el día 20/10 mediante el Comercial (Joaquín Arroyo). Realiza el impreso de pedido con las siguientes condiciones:

• Forma de Pago: Letra a 30 días fecha factura.
• Transporte: Agencia RMW – Portes a cargo del comprador.
• Gastos de Transporte: 20€.
• Seguro: 10€.
• Descuento Comercial: 10%.
• Productos:
  • Impresos – 1 Talón de 150 unidades al precio de 25€.
  • Folios – 4 cajas de 4 paquetes cada caja. El precio del Paquete es de 2,50€.
  • Sobres – 2 Cajas de 40 sobres cada una. El precio del Sobre es de 0,50€

Boletín 4: Ciclo de Compras

Ejercicio 1: Realizar un Pedido

Con los siguientes datos, realiza un modelo de pedido:

• Comprador: Javier Cano Cano, C/ Clavel, 5 (10100) Cáceres, NIF: 78106300D
• Vendedor: Industrias Ramírez, Avda. Madrid, KM 5 (10100) Cáceres, CIF: C10/123122
• Fecha Pedido: 01/12/2013
• Portes: Debidos
• Lugar Entrega: Domicilio cliente
• Fecha Entrega: 10 días
• Forma Pago: Al Contado el 10%, el resto a 90 días
• Productos:
  • Ruedas XA: 10 unidades a 3€/ud.
  • Puertas PB: 20 unidades a 15€/ud.
  • Cristal TA: 15 unidades a 33€/ud.

Ejercicio 2: Realizar un Albarán Valorado

Realiza el albarán valorado correspondiente al pedido anterior, teniendo en cuenta los siguientes datos:

• Fecha Albarán: 12/12/2013
• Observaciones: 2 ruedas vienen de tamaño distinto al pedido y 4 cristales vienen rotos. Por estos motivos se devuelven al proveedor las mercancías defectuosas.

Ejercicio 3: Carta de Portes

La empresa de transportes “El viaje rápido” envía la mercancía a “Industrias Ramírez”. Con los siguientes datos, realiza la carta de portes correspondiente (nº 2376):

• Fecha: 12/12/2013
• Nº Bultos: 15
• Precio: 5€ por bulto.
• Se cobra el IVA del transporte correspondiente.
• Portes: Debidos.

Ejercicio 4: Documento de Solicitud Interna

El jefe de mantenimiento de “Industrias Ramírez”, D. Antonio Cerrato, se da cuenta de que faltan unos productos y procede a realizar el documento de solicitud interna nº 340/13. Realiza el documento con los siguientes datos:

• Productos:
  • Pintura negra metalizada: 15 botes de 25 kg.
  • Pegamento super fuerte: 35 botes de 500 gr.
• Fecha: 12 de Diciembre de 2013
• Proveedor sugerido: Empresas TYC
• Observaciones: Se aconseja a compras revisar las ofertas disponibles de final de año. El plazo de entrega tiene que ser de 10 días.

Ejercicio 5: Realizar un Pedido (II)

“Industrias Ramírez” realiza el pedido de los productos del ejercicio anterior al siguiente proveedor. Realiza el pedido (nº 3573/13) con los siguientes datos:

• Proveedor: EMPRESAS TYC, Avda del Rey, 35 de Cáceres, NIF: C10/102030
• Fecha: 14/12/2013
• Forma de Pago: Al Contado
• Transporte: SOEYR
• Portes: Debidos
• Productos:
  • Pintura negra metalizada: 0,75€/kg, 21% IVA, 0,05€/kg de descuento.
  • Pegamento super fuerte: 1,35€/kg, 21% IVA, 0,10€/kg de descuento.

Ejercicio 6: Carta de Portes (II)

Realiza la carta de portes del ejercicio anterior, inventándote los datos del transportista y teniendo en cuenta lo siguiente:

• Pintura: se transporta en cajas, cada caja contiene 3 botes. ¿Cuántas cajas hacen falta?
• Pegamento: si en cada caja se guardan 5 botes, ¿cuántas cajas de pegamento hacen falta?
• 1 caja = 1 bulto.
• La empresa de transportes cobra 7€ por cada bulto que transporte.
• IVA 21%.
• ¿Cuántos € deberá pagar “Industrias Ramírez” por recibir la mercancía?